As áreas de Financeiro e Administrativo acabam levando o ônus dos registros de SISCOSERV. Por cultura corporativa, geralmente as empresas relacionam o SISCOSERV ao Financeiro, por interpretar que trata-se de obrigação imposta pela Receita Federal.
Já explicamos, entretanto, que a área de Procurement tem papel muito relevante na gestão dos contratos e documentos.
O mais correto, desta forma, é que essas áreas atuem de forma conjunta, criando a sinergia necessária para adequar os processos da empresa ao SISCOSERV.
Vamos entender como?
O papel do Financeiro e Administrativo
Fica a cargo do Financeiro e Administrativo lidar com as obrigações e recebíveis da empresa, analisando e processando as transações pela ótica financeira, ou seja, pagando a dívidas e realizando os recebíveis.
Raramente, o Financeiro e Administrativo tem um maior contato ou relacionamento com os parceiros (fornecedores, clientes, aliados, etc…) da empresa, tendo acesso aos contratos e às condições de negociação. Por conta disso, o Financeiro e Administrativo acaba sabendo muito pouco, a respeito destes parceiros, e não tem condições de prestar algumas informações que são essenciais ao SISCOSERV.
Portanto, tendo em vista que a negociação e gestão de alguns contratos fica à cargo do Procurement, cabe a estes a coleta dos dados relevantes dos parceiros para informação no SISCOSERV. Repetindo, são estes:
- Dados completos do fornecedor/comprador domiciliado no Exterior,
- NIF do fornecedor/comprador domiciliado no Exterior,
- Tipo do produto vendido ou comprado, e condições contratuais (ex.: Frete);
- Tipo do serviço ou intangível comercializado;
- Condições comerciais do negócio (Prazo, moeda, local da prestação do serviço, etc…).
É importante, portanto, deixar claro que a obrigação relacionada ao registro no SISCOSERV não é o pagamento ou o faturamento, mas sim os contratos (operações, em si) de venda ou aquisição de serviços, intangíveis ou outras operações que produzam variação no patrimônio, entre empresa domiciliada no Brasil e outra domiciliada no Exterior.
Os registros no SISCOSERV se iniciam com os registros de Venda e Aquisição (RVS e RAS), cujos dados se limitam à informação das condições do negócio em si.
Onde entra o Financeiro e Administrativo?
A área de Financeiro e Administrativo passa a ter mais importância nos registros de Presença Comercial no Exterior (RPC) e nos registros de movimentação financeira (RF e RP, respectivamente, na Venda e na Aquisição).
O RPC deverá conter dados do faturamento da filial, controlada ou coligada de empresa brasileira no Exterior. Estes dados são, via de regra, fornecidos pelo Financeiro e Administrativo da empresa.
Já os registros de Faturamento (RF, na Venda) e Pagamento (RP, na Aquisição) contém as informações financeiras do negócio. Cabe, portanto, ao Financeiro e Administrativo informar o fluxo de pagáveis e recebíveis da empresa, para serem repassados ao SISCOSERV.
Você sabia?
Diversos serviços virtuais e licenças, muito comuns no cotidiano de sua empresa, também estão sujeitos a registro.
Dentre eles, por exemplo, podemos citar:
- créditos de Skype;
- análises e aplicativos do Google;
- sistemas online de gestão de vendas;
- plataformas web, com domínio no Exterior.
Cabe ao Financeiro gerir esses pagamentos, visando repassar as respectivas informações financeiras aos registros no SISCOSERV.
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